제안서마다 말하는 방식이 달라 비교가 어렵습니다
업체 두세 곳에서 제안서를 받으면 구성도 용어도 제각각입니다. 어떤 곳은 채널별 전략을 길게 설명하고, 어떤 곳은 월별 일정만 표로 보여 줍니다. 이 상태에서 읽는 순서대로 인상을 비교하면 문장이 매끄러운 쪽이 유리해 보이기 쉽습니다. 판단의 기준을 문장의 인상이 아닌 업무의 내용으로 옮기려면 모든 제안서를 같은 표에 다시 적어 보는 작업이 도움이 됩니다.
이 표를 이 글에서는 업무 분담표라고 부릅니다. 가로줄에는 해야 할 일을, 세로줄에는 업체와 우리 쪽 담당자를 놓고 누가 무엇을 맡는지 칸을 채우는 방식입니다. 칸이 비어 있는 곳이 바로 제안서가 말해 주지 않은 부분입니다.
가로줄에 넣을 일의 목록 정하기
운영 업무는 대략 조사, 기획, 원고 작성, 이미지나 디자인 제작, 게시, 사이트 수정, 문의 확인, 보고, 오류 수정으로 나눌 수 있습니다. 제안서에 없는 항목이라도 일단 줄을 만들어 두고, 업체에 해당 업무를 누가 맡는지 묻습니다. 같은 이름의 업무라도 업체마다 범위가 다르므로 한 줄마다 짧은 설명을 붙여 둡니다.
예를 들어 게시라는 줄에는 원고를 올리는 일만 포함되는지, 올린 뒤 링크 오류를 확인하는 일까지 포함되는지 구분해서 적습니다. 이렇게 풀어 쓰면 서로 다르게 이해하던 범위가 드러나고, 추가 요청이 나올 가능성이 큰 부분도 미리 알 수 있습니다.
표를 만들 때는 업체에 보내는 질문서와 같은 형식을 쓰면 편합니다. 같은 항목 이름으로 답을 받으면 서로 다른 제안서를 다시 번역하는 수고가 줄고, 답변이 모호한 항목은 곧바로 추가 질문으로 이어갈 수 있습니다. 답변을 받은 날짜와 담당자 이름도 함께 적어 두면 나중에 내용이 달라졌을 때 확인하기 쉽습니다.
세로줄에 우리 쪽 역할도 함께 적기
표에는 업체뿐 아니라 내부 담당자의 칸도 필요합니다. 서비스 내용을 정확히 알려 주는 사람, 공개 전 문구를 확인하는 사람, 변경이 생겼을 때 업체에 알리는 사람이 정해져 있어야 합니다. 외부에 맡긴다고 해서 내부의 확인 업무가 사라지는 것은 아니며, 오히려 이 부분이 비어 있을 때 오류가 가장 자주 생깁니다.
전문 분야에서는 내용을 검토하는 사람과 광고 표현을 승인하는 사람을 분리해 적습니다. 한 사람이 모든 일을 겸하면 급할 때 검토가 생략되기 쉽기 때문입니다. 이 칸을 채우면서 현재 인력으로 감당할 수 있는 업무량인지도 가늠해 볼 수 있습니다.
이렇게 정한 역할은 첫 회의에서 업체와 함께 읽으며 확인하는 것이 좋습니다. 서로 이해한 범위가 같은지 소리 내어 맞춰 보는 시간만으로도 이후의 오해가 눈에 띄게 줄어듭니다. 회의에서 바뀐 내용은 표를 고쳐 다시 공유합니다.
소유권과 인계 조건을 별도 줄로 두기
계정, 도메인, 원고와 이미지의 원본, 사용 허락 범위, 계약이 끝났을 때의 자료 전달 방식은 별도의 줄로 만들어 항목마다 확인합니다. 평소 운영에는 영향이 없다가 업체를 바꾸거나 담당자가 교체될 때 갑자기 중요해지는 사항이기 때문에, 계약 전에 확인하지 않으면 나중에 되돌리기 어렵습니다.
관리자 권한이 누구 명의로 만들어지는지, 자료는 어떤 형식으로 받을 수 있는지, 인계에 걸리는 기간은 어느 정도인지를 묻고 답변을 문서로 남겨 달라고 요청합니다. 구두 답변은 담당자가 바뀌면 효력을 입증하기 어렵습니다.
보고 항목과 수정 절차를 맞춰 보기
마지막 줄들은 보고와 수정에 관한 것입니다. 보고서에 어떤 항목이 들어가는지, 게시 이후 오류가 발견되면 누구에게 어떻게 요청하고 얼마나 걸려 처리되는지를 적습니다. 순위 변화 하나만 담긴 보고서보다 게시한 주소, 바뀐 내용, 반복되는 문의, 수정 대기 목록이 함께 있는 보고서가 다음 행동을 정하는 데 쓸모가 큽니다.
검색 노출과 같이 업체가 통제할 수 없는 결과를 확정된 수치로 약속하는 항목이 있다면 그 근거를 따로 요청하고, 표의 해당 칸에 확인 필요라고 표시해 둡니다.
표를 완성한 뒤 결정하는 방법
모든 칸이 채워지면 업체별로 비어 있는 칸의 수와 우리 쪽이 떠안게 되는 업무의 양을 비교해 봅니다. 비용이 낮아 보여도 우리 쪽 업무가 크게 늘어난다면 실제 부담은 다를 수 있습니다. 반대로 범위가 넓은 제안은 세부 조건을 더 자세히 확인해 볼 필요가 있습니다.
이 표는 한 번 쓰고 버리는 자료가 아니라 계약 후 업무 점검의 기준으로도 쓸 수 있습니다. 구체적인 조건은 업체와 업종에 따라 달라지므로 실제 제안서의 내용과 대조해 보시기 바랍니다.