시작할 때보다 끝날 때 더 중요한 확인
광고 대행사를 고를 때는 견적과 제안서에 관심이 집중되지만, 계약이 끝나는 시점에 무엇이 남는지는 상대적으로 덜 논의됩니다. 그런데 담당자가 바뀌거나 다른 업체로 옮길 때 가장 큰 문제가 되는 것이 바로 자료의 소유와 접근 권한입니다. 계약 초기에 종료 이후의 조건을 정해 두면 이후의 갈등을 크게 줄일 수 있습니다.
종료 조건은 계약서의 부속 항목처럼 보이지만 실제 운영에서는 연속성을 좌우하는 부분입니다. 제작물이 누구의 이름으로 만들어졌는지, 계정이 누구의 소유로 개설되었는지에 따라 사업자가 이후 취할 수 있는 선택지가 달라집니다.
제작물 원본은 어디에 보관되는가
글, 이미지, 영상처럼 대행사가 만든 제작물은 최종 게시본뿐 아니라 원본 파일도 확인 대상입니다. 이미지를 수정할 수 있는 원본 파일이 없다면 작은 문구 하나를 고치는 데도 다시 제작을 맡겨야 합니다. 계약서에 제작물의 사용 범위와 원본 전달 시점이 적혀 있는지 살펴보세요.
외부 자료를 사용했다면 그 출처와 사용 조건도 함께 받아 둡니다. 글꼴이나 사진에 사용 기간이 정해져 있는 경우에는 계약이 끝난 뒤에도 계속 써도 되는지 확인해야 합니다. 이런 내용은 담당자가 바뀌면 쉽게 잊히므로 문서로 남겨 두는 것이 좋습니다.
계정과 접근 권한의 소유
광고 계정, 통계 도구, 지도 서비스의 업체 정보, 웹사이트 관리자 화면은 가능하면 사업자의 이름으로 개설하고 대행사에는 필요한 권한만 부여하는 구조가 안전합니다. 대행사 계정 안에서 모든 것이 운영되고 있다면 계약이 끝나는 순간 과거의 설정 기록과 성과 데이터에 접근하지 못할 수 있습니다.
권한을 확인할 때는 누가 관리자이고 누가 보기만 가능한지 목록으로 정리합니다. 종료 시점에는 대행사 담당자의 권한을 회수하고, 새로 맡은 사람에게 필요한 권한만 다시 부여하는 순서로 진행합니다. 비밀번호를 메신저로 주고받는 방식은 피하고, 권한 부여 기능을 이용하는 것이 기록 관리에도 유리합니다.
보고서와 작업 기록 받기
월간 보고서가 수치만 담고 있었다면 종료 때 지난 작업 이력을 따로 요청해야 할 수 있습니다. 어떤 페이지를 언제 수정했는지, 어떤 광고 설정을 바꾸었는지, 중단한 작업은 무엇이었는지가 정리되어 있어야 다음 담당자가 같은 시도를 반복하지 않습니다.
성과를 평가할 때도 검색 위치 하나만 보지 않고, 문의가 들어온 페이지와 서비스와 무관한 연락의 증감, 유입 이후 정보 전달 상태를 함께 확인합니다. 일정 기간의 결과가 기대와 달랐다면 무엇을 조정하기로 했고 누가 결정했는지도 기록으로 남깁니다.
인계 일정과 책임 정하기
자료를 돌려받는 일은 계약 마지막 날에 몰아서 하면 누락이 생기기 쉽습니다. 종료 한두 달 전부터 인계 목록을 만들고, 항목마다 전달 방법과 담당자, 완료 날짜를 적어 가며 진행하는 편이 안정적입니다. 인계 이후 일정 기간 동안 문의를 받을 수 있는지도 확인해 둡니다.
특정 순위를 약속하는 말보다 실제 수행한 업무와 자료 관리 방식을 설명해 주는 업체가 협업하기에 더 믿을 만합니다. 계약의 처음부터 끝까지 사업자가 운영의 주도권을 잃지 않도록 확인 항목을 정리해 두시기 바랍니다. 업종과 계약 형태에 따라 필요한 항목은 다를 수 있으므로 계약서의 실제 문구를 기준으로 판단합니다.
종료 시점에 확인한 내용은 인계 확인서처럼 한 장으로 정리해 양쪽이 서로 확인하는 방식이 좋습니다. 어떤 자료를 언제 누가 전달했는지가 남아 있으면 이후 계약 해석에서 서로 다른 기억 때문에 생기는 불필요한 다툼을 줄일 수 있습니다.
새 업체와 일을 시작할 때도 이 확인서는 현재 운영 상태를 설명하는 출발 자료가 됩니다. 어떤 채널이 어떤 상태로 넘어왔는지 알면 제안 단계에서 필요한 작업과 필요하지 않은 작업을 구분하기 쉽고, 이미 완료된 작업을 다시 맡기는 낭비도 막을 수 있습니다. 광고비를 집행했다면 마지막 달의 집행 내역과 남은 잔액 처리 방식도 함께 확인합니다.
또한 대행사가 사용하던 외부 도구에 사업자의 자료가 들어 있었는지도 점검합니다. 예약 연동이나 문의 알림처럼 서비스가 조용히 대행사 계정에 의존하고 있었다면 종료와 동시에 멈출 수 있습니다. 중요한 연결은 종료 전에 사업자 계정으로 옮겨 정상 작동을 확인합니다.