인테리어 현장 사진을 날짜 없이 한 폴더에 모으면 어느 공정인지, 공개 허락을 받았는지 나중에 확인하기 어렵다. 콘텐츠용 자료함은 사진을 빠르게 찾는 기능뿐 아니라 사용 범위를 잘못 판단하지 않도록 만드는 기록이어야 한다.
현장별 폴더 안에 촬영일과 공정 단계를 표시한다. 철거 전, 공사 중, 완료 뒤의 사진이 섞이면 다른 집의 전후 사진처럼 잘못 짝지을 수 있다. 원본과 보정본을 분리하고, 촬영 위치나 조명이 크게 다른 비교 사진에는 그 차이를 기록한다. 사람의 얼굴, 주소가 적힌 우편물, 도어락 정보가 보이는 컷은 공개 전 별도로 검토한다.
사용 허락은 고객과 체결한 실제 범위를 확인한다. 웹사이트에는 가능해도 광고 재활용은 별도 확인이 필요할 수 있다. 사진에 들어가는 자재명과 제품이 최종 시공 내용과 일치하는지 실장에게 확인하고, 계획 단계의 이미지를 완료 사진처럼 소개하지 않는다.
자료함에는 사진을 쓴 글의 URL과 담당자도 연결한다. 고객이 삭제나 비공개를 요청할 때 어느 채널에 퍼졌는지 찾기 쉽다. 파일 이름만 예쁘게 만드는 것보다 출처, 공정, 허락 범위, 사용 이력 네 가지를 꾸준히 남기는 편이 재작업을 줄인다.
파일 이름에는 고객 이름이나 상세 주소보다 내부 코드와 공정 날짜를 쓰는 편이 자료 검색과 정보 보호를 함께 고려하기 쉽다. 같은 현장에서 여러 업체가 참여했다면 어느 작업을 자사가 수행했는지 표시한다. 자재가 교체됐을 때는 초기 설계 이미지를 완료 사진과 섞지 않는다. 공개 권한의 유효 범위가 달라졌다면 이미 게시한 글의 사용 이력에서도 해당 사진을 찾아 확인한다.