의뢰서가 없으면 견적을 비교할 수 없습니다
법률사무소가 새 홈페이지를 외부에 맡기려 할 때 흔히 업체에 일단 견적부터 요청합니다. 그런데 받은 견적서를 펴 보면 업체마다 포함하는 일이 달라 어느 쪽이 합리적인지 판단하기 어렵습니다. 비교가 안 되는 이유는 대개 사무소가 무엇을 원하는지 먼저 적어 두지 않았기 때문입니다.
그래서 연락하기 전에 한 장짜리 의뢰서를 만들어 보는 것을 권합니다. 의뢰서는 업체를 평가하는 기준표가 되고, 나중에 계약 범위를 확인하는 근거가 되기도 합니다.
첫 칸, 사무소가 실제로 하는 일
의뢰서의 첫 칸에는 사무소가 실제로 맡는 업무 분야와 상담 방식을 적습니다. 어떤 분야를 주로 다루는지, 방문 상담과 전화 상담 가운데 무엇이 가능한지, 상담 가능한 요일과 시간은 언제인지입니다.
이 정보가 분명해야 업체가 대표 페이지와 분야별 페이지를 제안할 수 있습니다. 하지 않는 분야까지 늘려 쓰자는 제안은 정중히 거절하고, 그 이유를 의뢰서에 한 줄 남겨 두면 이후의 논의가 간단해집니다.
둘째 칸, 법률 내용을 확인하는 사람
둘째 칸에는 사이트에 올라가는 법률 설명을 누가 확인하는지 적습니다. 업체가 초안을 쓰더라도 변호사가 직접 읽고 승인하는 절차가 있어야 합니다. 일반적인 절차를 소개하는 글과 개별 사건에 대한 판단은 구분해야 하고, 법령이나 기한을 적을 때는 기준이 되는 날짜를 함께 밝혀야 합니다.
실제로 확인되지 않은 경력이나 승소 비율, 사례를 만들어 넣는 일은 허용하지 않는다는 문장도 의뢰서에 넣어 둡니다. 상담 사례를 다룬다면 당사자의 동의와 개인정보 처리 방식이 먼저입니다.
셋째 칸, 수정과 유지 관리의 범위
사이트는 만든 뒤가 더 오래 걸립니다. 사무소를 옮기거나 상담 분야가 바뀌었을 때 주소와 연락처를 어느 화면까지 고쳐 주는지, 오류가 생기면 누가 며칠 안에 처리하는지를 정해 둡니다.
글 수정은 몇 번까지 무상인지, 새 글을 추가하면 어떤 조건인지도 묻습니다. 제작 전에는 서로 좋게 이야기되던 일이 운영이 시작된 뒤에 기준이 없어서 다툼이 되는 경우가 적지 않습니다.
넷째 칸, 소유권과 접근 권한
계약이 끝난 뒤에도 사무소가 가져야 하는 것을 적습니다. 제작물에 대한 권리, 도메인과 관리자 계정, 방문 통계를 볼 수 있는 권한입니다. 이 항목이 비어 있으면 업체를 바꾸거나 직접 관리하고 싶을 때 사이트를 처음부터 다시 만들어야 할 수도 있습니다.
계정은 사무소 명의로 만들고 업체에는 필요한 권한만 부여하는 방식이 안전합니다. 의뢰서 단계에서 이 원칙을 밝혀 두면 업체의 반응을 보고 협업 태도도 가늠할 수 있습니다.
다섯째 칸, 보고서에서 보고 싶은 것
운영 보고서를 받는다면 단순한 노출 수치보다 바꾼 페이지와 그에 따른 문의의 성격을 설명해 달라고 요청합니다. 상담하지 않는 분야의 문의가 늘고 있다면 안내 문구나 도착 페이지가 부정확하다는 신호일 수 있기 때문입니다.
휴대전화에서 문의 양식과 전화 연결 버튼이 제대로 동작하는지 정기적으로 확인한 결과도 보고서에 포함하도록 합니다. 사이트의 기본 기능까지 관리하는 업체인지 알 수 있는 지표가 됩니다.
지명과 순위 표현은 판단 기준에서 내리기
지역 이름은 사무소의 실제 위치와 찾아오는 방법을 설명하는 정보로 쓰는 것이 알맞습니다. 구나 역 이름을 여러 번 넣거나 특정 순위를 약속하는 설명은 선택의 기준이 될 수 없습니다.
업체와 처음 만나는 자리에서 의뢰서의 각 칸을 하나씩 짚어 가며 질문하세요. 법률 정보의 사실관계를 지키면서 방문자가 사건별 질문을 스스로 풀 수 있도록 사이트를 운영할 수 있는지, 구체적인 사례로 답하는 업체를 선택하는 것이 좋습니다.
의뢰서는 한 번 쓰고 끝내는 문서가 아닙니다. 사이트를 운영하다 보면 상담 분야가 바뀌거나 새 담당자가 합류하는데, 그때마다 의뢰서를 다시 열어 현재 사무소의 방향과 맞는지 확인하면 업체와의 소통이 훨씬 수월해집니다.
의뢰서 끝에는 업체에 꼭 받아야 할 답변 목록을 따로 적어 둡니다. 제작 기간, 수정 가능한 횟수, 법률 내용 확인 절차, 계약 종료 뒤 자료 반환 같은 항목입니다. 답변을 서면으로 받아 두면 서로 기억이 달라도 합의한 범위를 확인할 수 있습니다.
처음에는 번거롭게 느껴지더라도 이 한 장의 정리가 제작 과정에서 생기는 오해와 추가 요청을 크게 줄여 줍니다.