숫자로 된 약속보다 일의 목록이 먼저입니다
온라인 채널 운영을 외부 업체에 맡길 때 견적서에는 월 게시 건수나 목표 노출 같은 숫자가 눈에 띄게 적혀 있는 경우가 많습니다. 그런데 막상 운영을 시작하면 정보 확인, 수정, 보고처럼 숫자에 드러나지 않는 일이 더 자주 문제가 됩니다. 누가 사실을 확인하는지, 틀린 내용이 발견되면 누가 고치는지가 정해지지 않았기 때문입니다.
그래서 계약 전에는 "무엇을 몇 건 하는가"보다 "어떤 일을 누가 맡는가"를 먼저 목록으로 만들어 보는 것이 좋습니다. 그 목록이 곧 계약서의 수행 범위가 됩니다. 목록을 만들 때는 현재 직접 하고 있는 일과 앞으로 맡기고 싶은 일을 나누어 적으면, 업체에 설명해야 할 범위가 한눈에 정리됩니다. 이 과정을 거치면 견적을 비교할 때도 같은 기준으로 항목을 맞춰 볼 수 있습니다.
일을 단계별로 쪼개서 담당을 적습니다
운영 업무는 대략 주제 기획, 원고 작성, 이미지 제작, 사실 확인, 게시, 사이트 수정, 월간 보고, 오류 수정으로 나눌 수 있습니다. 견적서에 이 가운데 어느 항목이 포함되어 있고 어느 항목이 별도인지 확인하세요. 특히 사실 확인은 업체가 하는지 의뢰하는 쪽이 하는지가 모호해지기 쉬운 부분입니다.
각 항목마다 담당자와 완료 기준을 한 줄씩 적어 두면 분쟁이 줄어듭니다. 예를 들어 "원고는 초안 제출 후 수정 두 차례까지 포함"처럼 횟수와 범위를 구체적으로 정하고, 그 이상은 별도 협의로 하는 식입니다.
전문 분야의 확인 절차는 계약 범위에 넣습니다
의료, 법률, 금융처럼 표현에 제한이 있거나 사실관계가 중요한 분야에서는 전문가가 내용을 확인하는 절차를 계약에 포함해야 합니다. 업체가 작성한 글을 그대로 올리는 구조라면 부정확한 표현이 공개될 위험이 있습니다. 공개 전에 누가 어떤 기준으로 검토하는지 순서를 적어 둡니다.
또한 실제로 제공하지 않는 서비스를 검색 노출을 위해 추가하지 않도록 합니다. 이용 사례나 후기를 사용할 때는 당사자의 동의와 권리를 확인하고, 존재하지 않는 사례를 만들어 쓰지 않는다는 조항도 함께 두는 편이 안전합니다. 효과나 결과를 단정하는 문구는 업체가 제안하더라도 검토 과정에서 걸러져야 합니다.
계정과 자료의 소유를 분명히 합니다
운영이 끝난 뒤에도 채널을 이어갈 수 있으려면 계정과 자료의 권한이 누구에게 있는지가 분명해야 합니다. 도메인, 관리자 계정, 통계 접근권은 의뢰하는 쪽이 보유하고 업체에는 필요한 권한만 부여하는 방식이 일반적으로 권장됩니다. 원고와 이미지의 원본을 계약 종료 시 받을 수 있는지, 업체가 작성한 글을 계속 사용할 수 있는지도 확인합니다.
담당자가 바뀌더라도 인수인계가 가능하도록 작업 기록과 수정 이력을 공유받는 조건을 넣으면 좋습니다. 계정을 업체가 독점하면 계약을 종료하거나 업체를 바꾸기가 어려워질 수 있습니다.
보고서에 담을 항목을 미리 합의합니다
성과 보고는 키워드 순위표 하나로 끝나지 않도록 항목을 미리 정합니다. 어느 페이지에서 정보를 확인하고 문의가 들어왔는지, 취급하지 않는 분야의 연락이 왜 들어오는지, 그 달에 수정한 내용이 무엇인지를 함께 담으면 개선할 지점이 보입니다. 문의를 셀 때 중복이나 영업성 연락을 어떻게 처리하는지도 합의해 둡니다.
특정 검색 위치나 문의 건수를 일정 기간 안에 보장한다는 약속은 검색 환경과 경쟁 상황에 좌우되므로 신중하게 검토해야 합니다. 보장 문구가 있다면 어떤 조건에서 충족되고 충족되지 않았을 때 무엇이 달라지는지도 확인합니다.
변경이 생겼을 때의 수정 책임
운영시간, 연락처, 서비스 범위 같은 정보가 바뀌면 여러 채널에 퍼진 안내를 누가 언제까지 고칠지 정해 두어야 합니다. 정정 요청에 대한 처리 기한과 담당자를 계약서나 운영 문서에 적어 두면 오래된 정보가 남는 일을 줄일 수 있습니다.
협업의 기준은 업종과 규모에 따라 달라질 수 있으므로, 위 항목을 그대로 복사하기보다 자신의 상황에 맞게 추려서 계약 전 협의 자료로 활용하시기 바랍니다. 실무에서는 계약서의 문구가 실제 업무 흐름과 일치하는지 샘플 작업물로 한 번 더 확인하는 것이 가장 확실한 점검입니다.